Publicado: 07-11-2024La inscripción del cese y nombramiento de administradores en el Registro Mercantil constituye un requisito indispensable para la oponibilidad frente a terceros y la plena eficacia jurídica de dichos acuerdos sociales. Para este trámite, el órgano de administración de la sociedad debe emitir una certificación en la que conste fielmente el acuerdo adoptado por la Junta de Socios, salvo que este se haya formalizado mediante acta o testimonio notarial.
En la práctica, se presentan numerosas ocasiones en las que el Registro Mercantil deniega la inscripción de acuerdos sociales de cese y nombramiento de administradores cuando la certificación es suscrita por el nuevo administrador. La negativa se basa en la falta de legitimación registral del administrador entrante, quien, al no estar aún inscrito, carece de la facultad formal para certificar actos en representación de la sociedad al momento de la certificación.
Para resolver esta situación, el legislador plantea por medio del artículo 111 del Real Decreto 1784/1996 de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil (en adelante, el "RRM") una serie de escenarios de cuyo cumplimiento derivan la plena capacidad de certificación del nuevo administrador nombrado, pero aún no inscrito.
El apartado primero del artículo 111 RRM dispone que "la certificación del acuerdo por el que se nombre al titular de un cargo con facultad certificante, cuando haya sido extendida por el nombrado, sólo tendrá efecto si se acompañase notificación fehaciente del nombramiento al anterior titular, con cargo inscrito, en el domicilio de éste según el Registro."
La intención del legislador estableciendo la exigencia de notificación fehaciente al administrador cesado es salvaguardar sus derechos y la veracidad de los acuerdos que se pretenden inscribir en el Registro Mercantil, fortaleciendo así la seguridad jurídica en los procesos de cambio en la administración de las sociedades y evitando posibles conflictos que puedan surgir de una falta de información o comunicación adecuada.
Este requisito busca garantizar que el administrador saliente tenga pleno conocimiento y otorgue su consentimiento de manera indirecta sobre su cese como administrador.
Si bien el primer apartado del artículo 111 del RRM establece la obligación de notificar fehacientemente al administrador saliente, la práctica jurídica ha evidenciado una notable problemática respecto a la validez de dicha notificación que ha llevado a que, en la mayoría de las ocasiones, se opte por la solución que plantea el segundo apartado del mismo artículo.
De acuerdo con el referido apartado, no será necesario cumplir con los requisitos y modalidades específicos de notificación fehaciente, siempre y cuando el consentimiento del administrador saliente esté debidamente acreditado mediante su firma en el acta o en la certificación de la Junta General que aprueba el acuerdo de cese y nombramiento.
Esta alternativa presenta varias ventajas significativas en comparación con el procedimiento de notificación fehaciente, pues simplifica en gran medida los procedimientos complejos y formales derivados de la notificación permitiendo que los cambios en la administración se realicen de manera más ágil y eficiente.
Además, de ello, al requerir la firma del administrador saliente en el acta o certificación, se garantiza que este ha sido informado y ha consentido de manera expresa el cese y nombramiento, lo que proporciona una mayor seguridad jurídica, ya que se cuenta con una prueba tangible del consentimiento del administrador saliente lo que, a su vez, minimiza los riesgos de cualquier litigo o disputa relacionada con la falta de conocimiento o consentimiento sobre los cambios en la administración de la sociedad.
Por último, es importante destacar que lo dispuesto en los apartados anteriores no será aplicable en situaciones en las que se acredite debidamente la declaración judicial de ausencia, fallecimiento o incapacitación del administrador saliente. En tales casos, únicamente será necesario presentar junto a la certificación que se pretende inscribir, un testimonio de la declaración judicial que constate su fallecimiento, ausencia o incapacidad, o bien, una certificación de defunción expedida por el Registro Civil.
Asimismo, no será requerida la notificación fehaciente al administrador saliente cuando la inscripción de la certificación realizada por el nombrado se haya formalizado a través de acta o testimonio notarial. Si bien esta opción simplifica el proceso administrativo al eliminar la necesidad de cumplir con los requisitos de notificación fehaciente, su aplicación práctica suele estar limitada para supuestos muy específicos debido a los tiempos asociados y los costes que pueden suponer para la sociedad.
En conclusión, el artículo 111 RRM establece mecanismos para resolver el problema de las certificaciones expedidas por administradores no inscritos, asegurando así la seguridad jurídica y la transparencia de los actos inscritos por las sociedades.
El legislador contempla diferentes soluciones como la notificación fehaciente al administrador saliente y, como alternativa más ágil, la firma del propio administrador saliente en el acta o certificación a inscribir. Además, prevé excepciones específicas, como el fallecimiento, la incapacidad o la ausencia judicial del administrador, o la formalización del acuerdo mediante acta o testimonio notarial, ofreciendo soluciones adaptadas a distintas realidades prácticas.
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